اگر شما استارتاپ دارید، باید بدانید یکی از روش‌های فوق العاده برای برندینگ بهتر و دیدار با مشتریان جدید برگزاری ایونت است. درواقع ممکن است به منظور بازاریابی و ارتقاء سطح روابط عمومی خود، به این نتیجه برسید که بهتر است رویدادی برگزار کنید.
برنامه‌ریزی و سازماندهی یک رویداد خوب به هیچ وجه کار آسانی نیست. شما باید مهارت‌های زیادی داشته باشید. پیش از هر اقدامی برای برگزاری ایونت لازم است نسبت به موارد زیر آگاهی کامل داشته باشید:
تعریف اهداف
اولین قدم در برگزاری هر رویدادی مشخص کردن اهداف است. معمولا هدف افراد از برگزاری رویدادهای استارتاپی می‌تواند موارد زیر باشد:
- آموزش و اطلاع رسانی به بازار هدف در مورد حوزه کاری خود
- اطلاع رسانی یا تبلیغات در مورد یک محصول جدید
- افزایش آگاهی از برند و تبلیغات بیشتر برای مشتریان
امروزه استارتاپ‌ها در بسیاری از شهرهای بزرگ دنیا “لانچ‌ایونت” برگزار می‌کنند و دلیل موفقیت این ایونت‌ها انتخاب درست شرکت کنندگان است. همچنین این رویدادها تحت پوشش رسانه‌ها و مطبوعات نیز قرار می‌گیرند.
در صورتی که قصد دارید به مشتریان فعلی خود آموزش دهید و آن‌ها را حفظ کنید و یا مشتریان جدید جذب کنید، بهترین گزینه برای شما برگزاری رویداد آموزشی است. هرنوع کلاس، کارگاه و سمینار آموزشی یک نوع رویداد آموزشی محسوب می‌شود.
اگر می‌خواهید از اینفلوئنسرها و افراد تاثیرگذار مثل وبلاگ‌نویسان و روزنامه‌نگاران در کار خود کمک بگیرید، بهترین انتخاب به عنوان مثال دعوت آن‌ها به مهمانی شام و برگزاری یک رویداد صمیمانه و غیررسمی است.
انتخاب مکان مناسب
می‌توان گفت یکی از سخت‌ترین کارهایی که در برگزاری رویداد باید انجام دهید انتخاب یک محل مناسب است. برای این کار باید بدانید چه تعداد شرکت کننده دارید، به دنبال چه محیط‌هایی هستید، برای پذیرایی چه برنامه‌ای دارید، محل موردنظر به اینترنت دسترسی دارد یا خیر.
اگر اسپانسر ندارید بهتر است محلی را انتخاب کنید که برای شما مقرون به صرفه باشد.
همانطور که گفته شد هنگام انتخاب محل برگزاری رویداد خود نکاتی وجود دارند که باید آن‌ها را درنظر بگیرید؛ از جمله دسترسی آسان و امکان استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی، دسترسی به اینترنت، تعداد شرکت کنندگان، سبک رویداد و جای پارک مناسب.
بودجه
در ایونت‌های استارتاپی هزینه‌ای از شرکت کنندگان دریافت نمی‌شود؛ بنابراین زمانی که می‌خواهید در مورد میزان بودجه خود تصمیم بگیرید این مسئله و موضوع بازگشت سرمایه را درنظر داشته باشید.
پس از اتمام رویداد، با بررسی بازخوردها در پست‌های شبکه‌های اجتماعی و وبلاگ، می‌توانید میزان بازگشت سرمایه رویداد خود را به دست آورید.
علاوه بر این، یکی از بهترین راه‌های جذب اسپانسر این است که شما ایونت‌های مشابه با خودتان را بررسی کرده و اسپانسرهای مناسب را انتخاب کنید.
مخاطبان
اول از همه باید فهرست افرادی که می‌خواهید در رویداد شما حضور داشته باشند را تهیه کنید. بعد از این‌که شرکت کنندگان خود را مشخص کردید، برای برنامه‌ریزی در هر مرحله باید شرایط آن‌ها را درنظر بگیرید.
مثلا بررسی کنید که مناسب‌ترین زمان برای شرکت کنندگان چه زمانی است.
اگر هدف شما این است که 100 نفر از مخاطبانتان در رویداد شما مشارکت داشته باشند، باید 200 نفر را دعوت کنید. این یعنی مشارکت 50 درصدی.
زمان‌بندی
بعد از انتخاب محل مناسب، زمان برگزاری رویداد نیز مسئله قابل اهمیتی است. شما باید علاوه بر تاریخ اصلی، چند تاریخ فرعی را نیز انتخاب کنید تا در صورت بروز مشکلات احتمالی، برنامه‌هایی که چیده‌اید خراب نشوند.
اصولا برای برنامه‌ریزی رویدادی که بیش از 40 نفر شرکت کننده دارد، شما باید 5 تا 8 هفته زمان بگذارید. هماهنگی و انجام سفارشات کاری نیست که بتوانید در عرض چند روز انجام دهید. بنابراین برنامه‌ریزی داشته باشید و همه کارها را برای دقیقه 90 نگذارید.
برای هرچه بهتر برگزار کردن رویداد خود می‌توانید یک نظرسنجی از گروه‌های مختلف انجام دهید.
چند نکته دیگر برای برگزاری بهترین رویداد استارتاپی
می‌توانید با افراد مختلف از جمله موسسات خیریه همکاری کنید تا تبلیغات بیشتر و بهتری برای رویدادتان صورت بگیرد. از همه شرکا یا حامیان مالی که پیدا کرده‌اید بخواهید تا در شبکه‌های اجتماعی و … به اطلاع رسانی در مورد ایونت شما بپردازند. چیزی که برای آن‌ها نیز سودمند خواهد بود.
یک یا دو روز قبل از برگزاری رویداد حتما از طریق ایمیل یا پیامک به شرکت‌کنندگان، رویداد را یادآوری کنید.
یک تیم برای مدیریت تدارکات استخدام کنید. اگر بودجه‌ی کافی ندارید از داوطلبان دانشگاه‌ها که اغلب تمایل دارند در چنین ایونت‌هایی نقش داشته باشند دعوت کنید.
از پتانسیل هشتگ شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید.
راهی برای ماندگار شدن رویدادتان پیدا کنید.
به نظر ایجاد حس خوب برای مخاطب از همه چیز مهم‌‌تر است. اما چگونگی ایجاد حس‌های خوب بستگی به مخاطبان شما دارد، که از چه رده سنی و قشری از جامعه هستند. در هر ایونت شما باید بدانید مخاطب با چه محتوا یا اتفاقاتی حس بهتری خواهد داشت.
پس از رویداد همه چیز را با دقت بررسی کرده و شروع به تجزیه و تحلیل اطلاعات بکنید. بازخورد مردم و شرکت کنندگان را بررسی کنید.
برگزاری هر رویداد مشکلات خاصی را به وجود می‌آورد که کاملا طبیعی است. بنابراین سعی کنید برای رویدادهای آینده از این مشکلات و اشتباهات خود درس بگیرید تا پیشرفت کنید.
